Ein virtuelles Event organisieren, aber wie?

 


Die meisten Eventmanager haben im vergangenen Jahr eine oder mehrere virtuelle Veranstaltungen organisiert. Aber wie gelingt es, eine virtuelle Veranstaltung zu organisieren? Wo soll man anfangen und was ist zu beachten? Was sind häufige Fehler? Wir haben diese Fragen an eine unserer Event Consultants, Meike Paternotte, gestellt. Sie steht täglich in Kontakt mit Veranstaltern und kann daher alles über virtuelle Events verraten.

 

Organizing virtual events

Übung macht den Meister

Versetzen wir uns einmal gemeinsam in die folgende Situation: Premiere der Organisation einer großen Veranstaltung im RAI (großer Veranstaltungsort in Amsterdam). Wie aufregend war das! So viele verschiedene Aspekte, die zu berücksichtigen sind, Stress um das Catering und eine nicht unwichtige Frage; werden die Besucher pünktlich kommen? Im Laufe der Zeit organisiert man immer mehr Veranstaltungen und sammelt Erfahrungen. Die Organisation wird einfacher und die Anspannung der ersten Veranstaltung ist in den Hintergrund

 from live events to virtual events

Übung macht den Meister, das gilt auch für digitale Veranstaltungen. Die Organisation des allerersten virtuellen Events fühlt sich komplexer an als eine Live-Veranstaltung, einfach weil man wenig oder keine Erfahrung hat.  Die Organisation einer zweiten oder dritten virtuellen Veranstaltung ist viel einfacher. Garantiert. Aber wo fängt man an, wenn es darum geht, eine virtuelle Veranstaltung zu organisieren? Meike erzählte uns Folgendes:

1. Mit der Aufstellung des Programms beginnen

Zunächst ist es wichtig, den Hauptteil des Programms zusammenzustellen und sich dann auf die Suche nach der richtigen Online-Plattform zu machen. Welche Elemente sollen in die virtuelle Veranstaltung integriert werden? Man denke an vorab aufgezeichnete Inhalte, Live-Inhalte, die Interaktion mit dem Publikum und die Art und Weise, wie sich die Teilnehmer vernetzen können.

Es ist wichtig,  genau über die Vorstellungen zu einem individuellen online-Programm nachzudenken. Vielleicht bietet sich eine Kochshow in der Lobby an? Das Programm muss nicht im Detail ausgearbeitet werden, aber es sollte sichergestellt werden, dass das große Bild klar ist. Warum ist das wichtig? Meike sieht eine Menge Leute, die zuerst die Let’s Get Digital-Plattform kaufen und dann herausfinden, was sie eigentlich als Programm wollen, und das ist nicht immer möglich.

Vergleiche es mit der Organisation einer Hochzeit: Stellen wir uns vor, wir wollen eine Hochzeit Planen und wählen zuerst den Ort und erst danach überlegen wir, was passieren soll. Unerwartet stellt sich heraus, dass auf dem Gelände keine Hüpfburg erlaubt ist und ein Außengrill für 250 Personen nicht möglich ist. Das ist eine große Enttäuschung für die Hochzeit und diese Enttäuschung ist leicht zu vermeiden. 

Es empfiehlt sich also, das Programm zu skizzieren und zu überlegen, welche Komponenten man benötigt. Erst danach sollte die Wahl des Standortes oder der Plattform beginnen.

2. Set-up Meeting

Wenn die Let’s Get Digital-Plattform als Standort gewählt wurde, ist es Zeit für ein Set-up-Meeting. Dies geschieht mit einem persönlichen Veranstaltungsberater. Das ist bei Meike oder einem ihrer Kollegen. Sie frage nach dem Programm und muss sicher sein, dass die Idee, die man im Kopf hat, richtig auf der Plattform umgesetzt wird. Während dieser Set-up Besprechung stehe ich für alle wichtigen Fragen zur Verfügung. Der persönliche Event-Berater bringt jede Veranstaltung in Schwung.

3. Ein Erlebnis kreieren

Eine virtuelle Veranstaltung bietet eine andere Erfahrung als ein Live-Event, aber dieses Erlebnis ist genauso wichtig! Bei der Organisation einer virtuellen Veranstaltung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Gastronomie

Hospitality wird bei einer virtuellen Veranstaltung oft vergessen, und das ist schade. Es ist wichtig, sicherzustellen, vor, während und nach der Veranstaltung ein Erlebnis für Besucher schaffen. Es gibt viele Möglichkeiten: Den Teilnehmern ein Paket mit Kaffee, Snacks oder etwas anderem zusenden was zur Veranstaltung passt. Vielleicht sogar eine Yogamatte, wenn es zum Programm der virtuellen Veranstaltung passt.

Lobbystream

Der Lobby-Stream wird von vielen Veranstaltern und Besuchern als der attraktivste Teil angesehen. Es gibt den Besuchern ein wohliges Gefühl und schafft sofort ein Erlebnis. 

Lobby-Streams werden oft von professionellen Studios gestreamt, aber das ist nicht notwendig. Nicht alle Veranstalter wollen einen Lobby-Stream aus einem professionellen Studio und das ist auch gar nicht schlimm. Ein Lobby-Stream von zu Hause aus kann Besuchern ebenfalls einen warmen Empfang bereiten.

Den Laptop auf einem Tisch im Wohnzimmer platzieren, eine aktive Haltung einnehmen und Spaß haben! Es wird oft als unangenehm empfunden, dass man als digitaler Redner oder Lobby-Moderator nicht mit seinem Publikum interagiert und nur sich selbst sieht. Aber nicht vergessen: Die Besucher bekommen alles mit!

The Sky’s the limit

Online sind die Möglichkeiten zahllos. Wir haben schon Yoga, Kochkurse oder sogar ein Theaterstück auf der Plattform gesehen. Der eigenen Kreativität sollte bei der Gestaltung von Programmkomponenten freier Lauf gelassen werden.

4. Die Zeit nicht unterschätzen

Ein digitales Event ist nicht weniger Arbeit als ein Live-Event. Die Karten müssen verkauft, Einladungen verschickt, die ‘Location’ vorbereitet, Sponsoren gewonnen und die Referenten vermittelt werden. Dabei hilft ein persönlicher Veranstaltungsberater, der diesen Prozess so einfach wie möglich macht.

Abschließend erwähnte Meike, dass man sich die Vorteile von digitalen Veranstaltungen vor Augen führen sollte. Kleines Beispiel: Man braucht sich keine Sorgen zu machen, ob die Besucher pünktlich kommen, schließlich war die Reisezeit noch nie so kurz.

 

*Digital Handout

5 things we learned from hosting the 2021 Eurovision Song Contest Virtual Press Centre

Digital-Handout mockup

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