„Wenn man noch keine Recherchen angestellt oder Erfahrungen mit virtuellen Alternativen zu Live-Events gesammelt hat, liegt man weit zurück und hat noch eine Menge Arbeit vor sich.“ – Merijn van Buuren
Zum Jahresbeginn blicken wir auf das Jahr 2020 zurück. Wer hätte vor einem Jahr vorhersagen können, dass sich die Veranstaltungsbranche zu einer digitalen Variante verändern würde? In Windeseile hat sich das Leben von Eventmanagern, Referenten und Ausstellern dramatisch verändert.
Wir haben uns weitgehend an die neue Situation angepasst. Der Weg zur digitalen Transformation war jedoch nicht frei von Hindernissen. Für einige haben sich diese Hindernisse sicherlich wie riesige Berge angefühlt, für andere wiederum wie kleine Hügel.
Hindernisparcours
Doch welche Hürden haben Eventmanager im vergangenen Jahr tatsächlich überwunden? Und welche Lehren haben sie daraus gezogen?
Virtual Positive
Wir haben Merijn van Buuren gefragt. Er ist Mitbegründer von Virtual Positive, regelmäßiger Partner von Let’s Get Digital und sehr erfahren im Management von digitalen Veranstaltungen.
Merijn und sein Partner Leoncio begannen im April 2020 mit der Organisation eines digitalen Events über die Plattform Let’s Get Digital für Solarplaza. Es war ein großer Erfolg!
In den darauffolgenden Wochen stellten sie fest, dass Unternehmen und Veranstalter Schwierigkeiten bei der Digitalisierung von Veranstaltungen haben. Veranstaltungsleiter wussten nicht, welche Schritte im technischen Bereich notwendig waren, um die digitalen Plattformen nach ihren Wünschen einzurichten. Außerdem mussten Online-Events oft in Eile eingerichtet werden, um Live-Events zu ersetzen. Die Organisatoren sind nicht in der Lage, innerhalb eines Monats eine vollständig digitale Plattform kennenzulernen.
Um diese Zielgruppe bei der Organisation von virtuellen Veranstaltungen zu unterstützen, wurde Virtual Positive gegründet. Mittlerweile haben sie mehr als 30 virtuelle Veranstaltungen organisiert und sind Experten auf dem Gebiet der digitalen Möglichkeiten.
Die drei wichtigsten Erkenntnisse
Merijn ist Experte auf dem Gebiet der Online-Events und konnte uns daher die Antwort auf die Frage aller Fragen geben: Was sind die drei größten Erfahrungswerte auf dem Gebiet der digitalen Events? Wir haben seine Antworten hier zusammengefasst:
1. Die Möglichkeiten von virtuellen Veranstaltungen sind enorm
Die Möglichkeiten digitaler Veranstaltungen sind viel umfangreicher, als wir zunächst dachten. Der Wert von Daten zum Beispiel ist enorm. Sponsoren und Partner erhalten nach einem digitalen Event hochwertige Daten. Darüber hinaus ist die Flexibilität der Plattform und die Gewissheit, dass eine Veranstaltung fortgesetzt wird, von großem Mehrwert.
Wenn wir uns wegen der Corona-Maßnahmen in einem Lockdown befinden, laufen die virtuellen Veranstaltungen wie gewohnt weiter. Veranstalter können weiterhin ihr Event planen und organisieren und müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob es überhaupt stattfindet oder nicht.
Diese Gewissheit hat viel Klarheit für uns und unsere Kunden geschaffen. Wir haben festgestellt, dass es ein Bedürfnis nach Sicherheit gibt. Darüber hinaus bietet eine digitale Veranstaltung neue Möglichkeiten für Menschen, die bisher ausgeschlossen waren und nun teilhaben. Denken Sie an Behinderte und Menschen, die nicht in der Lage sind, zu einer Veranstaltung im Ausland oder zu einer mehrtägigen Konferenz zu fahren.
2. Die praktische Organisation einer Veranstaltung bleibt gleich
Die Tatsache, dass ein digitales Event flexibel ist und es viele Möglichkeiten gibt, bedeutet nicht, dass man urplötzlich in zwei Wochen ein digitales Event organisiert. Einladungen erstellen und versenden, Besucher in den Verkaufstrichter bringen, Anzeigen schalten, Tickets verkaufen, Rednern die richtigen Anweisungen geben, die richtigen Sponsoren gewinnen: Das ist immer noch ein Vollzeitjob.
Bevor alle diese Schritte abgeschlossen sind, ist das Ziel noch mindestens einen Monat entfernt. Man beachte, das auch wenn alles virtuell und scheinbar mit zwei Mausklicks erledigt ist, immer noch eine Menge Aspekte bewältigt werden müssen. Genau wie bei einem Live-Event!
3. Selbst recherchieren
Letztendlich gilt es, nicht zu sehr auf den Markt zu hören. Ich glaube, 75 % aller Experten und Leute, die schon lange im Geschäft sind, haben gesagt, dass bis Ende 2020 alles wieder normal sein wird. Das ist eindeutig nicht der Fall. Wenn man sich ein Gap Year versprochen hat, um im Jahr 2021 dort weiterzumachen, wo man aufgehört hat, gibt es ein böses Erwachen.
Wer die virtuellen Alternativen da draußen noch nicht erforscht oder erlebt hat, der ist wirklich im Rückstand und hat noch viel zu tun.
Wenn Sie Hilfe brauchen, rufen Sie mich an. Die Unternehmen, die im vergangenen Jahr den digitalen Wandel vollzogen haben, sind heute meist Marktführer. Außerdem sehe ich kurzfristig nicht, dass die Eventbranche wieder auf das Niveau der Live-Events von vor einem Jahr zurückfällt. Das heißt: Weg von Blindheit durch Vorhersagen, hin zu eigener Recherche. Und nicht vergessen: Nichtstun ist keine Lösung!
Aus Merijns Vortrag können wir schließen, dass im Bereich der virtuellen Events viel möglich ist, der Beruf des Eventmanagers im Grunde genommen gleich geblieben ist und man immer weiter forschen sollte. Hoffentlich hat unseren Lesern dieser Artikel bei der Organisation einer digitalen Veranstaltung geholfen. Bei Fragen oder Anmerkungen stehen wir gerne zur Verfügung!
Merijns abschlieender Tipp: Veranstalte keine kostenlosen Events! Es gibt verschiedene Geschäftsmodelle für digitale Veranstaltungen, die Referenten und die Inhalte der digitalen Veranstaltung sind dennoch von hoher Qualität!
*https://www.eventmanagerblog.com/Q4-comeback-realistic
*https://www.eventmanagerblog.com/event-comeback-uncertainty
