Die Organisation einer Konferenz ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, Ihr Dissertationsthema zu präsentieren oder Ihr Wissen über ein akademisches Thema mit anderen Fachleuten zu teilen. Die Menge des geteilten Wissens – und sei es ein Nischenthema – ist unglaublich inspirierend. Heute organisieren wir unsere Konferenzen immer häufiger online und können so Wissen über Grenzen hinweg austauschen, ohne reisen zu müssen. Eine unglaubliche Entwicklung! In diesem Blog erfahren Sie, was bei der Organisation einer virtuellen Konferenz vor, während und nach der Veranstaltung zu beachten ist.
(Akademische) Konferenzen werden seit dem 17. Jahrhundert organisiert und sind eine Quelle für Spitzenwissen. Neue Ideen, Forschungen und Ergebnisse werden auf solchen Veranstaltungen ausgetauscht. Diese Art der Verbindung ist für die Teilnehmer*innen wichtig, um über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben und sich zu vernetzen. Im 21. Jahrhundert ist der Austausch von Wissen und die gegenseitige Inspiration immer noch das Hauptziel, wenn Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten. Wir haben einige der wichtigsten Dinge aufgelistet, die Sie vor, während und nach der Konferenz beachten müssen:
Bevor Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten
Hier gibt es viel zu beachten, denn eine virtuelle Konferenz zu organisieren ist kein Zuckerschlecken. Einige Dinge können Sie jedoch außer Acht lassen: Sie müssen für Ihre virtuelle Konferenz weder einen Veranstaltungsort noch ein Catering organisieren. Da es sich um eine Online-Konferenz handelt, steht der Ort fest, und die Teilnehmer*innen versorgen sich selbst mit Essen (sie können sich ihr Lieblingsessen aussuchen, was noch besser ist). Was müssen Sie also beachten, bevor Sie den ultimativen, inspirierenden, virtuellen Kongress organisieren können? Lesen Sie diesen Blog, oder besuchen Sie unsere Kongressseite!
Wer ist der Vortragende?
Auf jeder virtuellen Konferenz gibt es Vortragende, die die Möglichkeit haben, ein Gespräch über das von Ihnen erforschte Thema oder die Ergebnisse ihrer Arbeit zu führen. Um eine virtuelle Konferenz zu organisieren, braucht man vor allem eines: Menschen, die ihre Forschungsergebnisse teilen wollen. Legen Sie also ein Format fest, in dem die Teilnehmer*innen ihre Ideen präsentieren können, und veröffentlichen Sie einen offenen Aufruf für Ihre virtuelle Konferenz! Auf diese Weise können Sie für die Konferenz werben und haben gleichzeitig die Kontrolle darüber, welche Ideen, Themen und Gegenstände diskutiert werden.
Welche virtuelle Plattform wird genutzt?
Wir sind längst über die Zoom-Meetings hinaus, die nur als Plattform für die Übermittlung von Informationen an die Teilnehmer*innen fungieren. Wenn Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten, sollten Sie darauf achten, dass Sie die bestmögliche Plattform für Ihre Veranstaltung finden. Achten Sie auf die Vernetzungsfunktionen, die Möglichkeiten, die Sie Ihren Teilnehmern zur Interaktion bieten, und vor allem darauf, welche Optionen die Redner haben. Gibt es Raum für Wissensaustausch und Diskussionen in einer intimen, kompetenten Art und Weise?
Schauen Sie sich unseren Leitfaden zur Auswahl der richtigen Veranstaltungsplattform an, wenn Sie Hilfe bei der Auswahl benötigen! Oder schauen Sie sich das Video unten an, um zu sehen, wie unsere Plattform aussieht:
Wer nimmt teil?
Sie haben die Leute, die ihre Ideen vorstellen werden, aber um das richtige Gespräch zu entfachen, müssen Sie etwas Marketing betreiben. Die Leute müssen erfahren, dass Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten! Es wäre eine Schande, wenn Ihre Konferenz verpufft, ohne dass sie einen durchschlagenden Eindruck macht – oder zumindest: einen Eindruck bei den Besuchern! Dabei sind Ihnen keine Grenzen gesetzt: Da Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten, besteht die Möglichkeit, Menschen aus der ganzen Welt daran teilnehmen zu lassen! Das wird die Zahl der anregenden Gespräche auf jeden Fall erhöhen, denn neue Sichtweisen und Erkenntnisse bringen sie immer weiter.
Wer ist der Gastgeber / die Gastgeberin?
Die Rolle des Gastgebers / der Gastgeberin hat viel mit der Größe Ihrer Veranstaltung zu tun, aber egal, ob Sie eine virtuelle Konferenz für 50 Personen oder für 500 Personen organisieren: Sie müssen dabei sein. Ein*e Gastgeber*in ist genau die Art von Person, die den Kitt und die Interaktion schafft, die die Veranstaltung zusammenhält. Wenn Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten, ist das unglaublich wichtig.
Ehrlich gesagt, ist dies nur die Spitze des Eisbergs der Dinge, an die Sie denken müssen, wenn Sie eine virtuelle Konferenz organisieren. Überwältigend, oder? Wir wissen es! Zum Glück wissen wir genau, was Sie brauchen und wie Sie es für Ihre virtuelle Konferenz sicherstellen können. Egal, ob Sie ein*e Veteran*in der virtuellen Konferenz sind oder sie zum ersten Mal veranstalten: Let’s Get Digital hält Ihnen den Rücken frei! Mit unseren Delivery Consultants an Ihrer Seite werden Sie eine virtuelle Konferenz problemlos organisieren, mit all der Hilfe, die Sie bekommen können, und allen Tools für die Interaktion!
Möchten Sie es selbst ausprobieren?
