Wie Sie die passende virtuelle Eventplattform für Ihre Veranstaltung wählen

Wie Sie die passende virtuelle Eventplattform für Ihre Veranstaltung wählen
Die richtige Eventplattform für Ihre Veranstaltung zu finden, ist zentral, damit Ihr Event ein voller Erfolg wird. Besonders nach Covid-19, kam es zu einem vermehrten Bedarf an Online-Eventplattformen und nun gibt es davon bereits eine ganze Menge zur Auswahl. Veranstaltungsexperten/-expertinnen haben ergo eine sehr lange Liste an Anbietern zu durchforsten, um schlussendlich den passendsten für ihr Event zu finden.

Wir haben einen praktischen Leitfaden kreiert, welcher Ihnen dabei hilft, die Must-Haves und einzigartigen Features zu definieren, welche es für Ihre Plattform braucht.

Virtual event platform

Virtuelle Eventplattform

Was ist eine virtuelle Eventplattform?

Eine virtuelle Eventplattform ist eine Software, welche es Ihnen erlaubt, Online-Veranstaltungserlebnisse zu kreieren und abzuhalten. Die meisten virtuellen Eventplattformen zielen darauf ab, das Gefühl eines physischen Events in die digitale Welt zu übertragen. Sie werden meistens für Webinare, virtuelle Konferenzen und Gipfeltreffen, Netzwerk-Veranstaltungen, hybride Events, Trainings & Workshops, (Handels-) Messen & Ausstellungen, Preisvergaben & Talk-Shows, Messen & Festivals, sowie medizinische und akademische Konferenzen genutzt. Als Event-Experte, profitieren Sie, genauso wie Ihre Besucher*innen, von einer soliden all-in-one Veranstaltungsplattform, in vielerlei Hinsicht. Die einflussreichsten Aspekte sind jedoch geringere Ausgaben, höhere Reichweite und Nachhaltigkeit.

Vorteile der virtuellen Veranstaltungsplattform

Kosten
Ein Event virtuell zu veranstalten, spart Ihnen eine ganze Menge an Ausgaben, beispielsweise für den Veranstaltungsort, die Anreise, das Catering, Unterkünfte und vieles mehr.

Reichweite
Ihre Veranstaltung wird nicht nur auf physische Teilnehmer*innen oder solche, die in der Nähe wohnen, beschränkt sein, sondern kann von jedermann aus der ganzen Welt besucht werden.

Nachhaltigkeit
Sie haben die Chance, einen großen Einfluss auf die Umwelt zu haben, indem Sie die CO2-Ausstöße reduzieren, welche aus der Anreise der Besucher*innen, dem Versand von Ausrüstung und Waren und dem Betrieb vor Ort resultieren würden.

Definieren Sie die Ziele für Ihre virtuelle Eventplattform

Zuerst sollten Sie das primäre Ziel definieren, welches Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen möchten. Was ist nötig, um Ihr Event zu einem durchschlagenden Erfolg zu machen? Geht es darum, ob Sie Ihr Budget einhalten oder eher ob Sie bestimmte Ziele erreichen? Laut dem Jahresrückblick 2021 von EventMB, messen 91% der Eventprofis den Erfolg ihrer Veranstaltung anhand der Zufriedenheit der Teilnehmer*innen.

Sie und Ihre Organisation sollten Ihre Erwartungen abstimmen und messbare KPIs festlegen. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, SMART-Ziele für Ihre Veranstaltung zu definieren und diesen Zielen Priorität einzuräumen.

Sie wissen nicht, wie Sie ein SMART-Ziel für Ihre Veranstaltung definieren sollen? Wenden Sie sich an eine*n unserer Veranstaltungsexperten/-expertinnen, welche*r Ihnen hierbei weiterhelfen kann.

Events to be remembered images

Checkliste der unverzichtbaren Funktionen

Unabhängig davon, welche Art von virtuellem Event Sie veranstalten werden, gibt es einige Funktionen, die für Ihre virtuelle Event-Plattform unerlässlich sind. Vergewissern Sie sich zunächst, dass diese Kriterien erfüllt sind, bevor Sie Ihre Suche nach Funktionen auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen Ihrer Veranstaltung verfeinern.

Ein benutzerfreundliches Design ist sowohl für Sie als auch für Ihre Teilnehmer*innen ein absolutes Must-have. Als Veranstaltungsorganisator*in ist Zeit eine kostbare Ressource; verschwenden Sie diese nicht mit dem Versuch, eine komplizierte und wenig intuitive Plattform zu verstehen. Ihre Teilnehmer*innen werden zu Nutzern/Nutzerinnen, sobald sie sich mit Ihrer Plattform verbinden. Sie sollten in der Lage sein, sich mit Leichtigkeit auf der Plattform zurechtzufinden, um den größten Nutzen aus der Veranstaltung zu ziehen.

Die letzten Jahre haben uns gezeigt, dass wir auf alles vorbereitet sein sollten und in zukunftssichere Technologie investieren sollten. Mit einer Plattform, die alle Veranstaltungsarten (online, hybrid oder physisch) unterstützt, können Sie Ihre langfristigen Ziele erreichen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Investition Sie jetzt und in Zukunft unterstützen wird, egal wie sich die Veranstaltungsbranche in Zukunft verändern wird.

Sie sollten in der Lage sein, Live- und aufgezeichnete Inhalte zu streamen und Inhalte aufzuzeichnen und nach der Veranstaltung herunterladen zu können. Sie können ein qualitativ hochwertiges Programm anbieten, Störungen beseitigen und mit voraufgezeichneten Inhalten hochproduktive Inhalte zur Verfügung stellen. Sie sollten außerdem prüfen, ob Ihre Plattform hochwertige audiovisuelle Geräte ohne Störungen unterstützen kann. Als Eventmanager*in möchten Sie auch in der Lage sein, die Aufzeichnungen einfach herunterzuladen und nach der Veranstaltung zu verwenden. Auf diese Weise können Sie Ihre Inhalte mit denjenigen teilen, die nicht teilnehmen konnten, mit On-Demand-Downloads Leads generieren oder die Aufzeichnungen sogar zu Geld und damit zu Profit zu machen. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob etwaige Aufzeichnungen nach der dem Event zur Verfügung gestellt werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie lange es dauert, bis Sie die Aufzeichnung zu Ihrer Verfügung haben. Und vor allem: Liegt sie in dem von Ihnen gewünschten Format vor?

Einer der wichtigsten Vorteile von Online-Veranstaltungen ist die Option von Echtzeit- und Post-Event-Analysen. Viele Eventmanager*innen nutzen diese Daten, um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen und um ihre nächste Veranstaltung entsprechend zu verbessern. Sie sollten sich für eine Plattform entscheiden, die möglichst viele verschiedene Arten von Analysen bietet: Downloads, Engagement-Raten, Anwesenheit am Ausstellerstand, Lead-Generierung, Networking und Klicks, um nur einige Möglichkeiten zu nennen. Prüfen Sie, welche Arten von Daten Ihr Anbieter zur Verfügung stellen kann und gehen Sie sicher, dass sie alle mit der DSGVO konform sind.

All-In-One-Plattform

Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, haben Sie bereits viele verschiedene Interessenten und Aufgaben an der Hand. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist von einem Tool zum anderen zu wechseln, während Sie diese Aufgaben erledigen. Daher sollten Sie Ihre Planung vereinfachen und Zeit, Geld und Energie sparen, indem Sie sich für eine All-in-One-Lösung entscheiden. Ihr One-Stop-Shop wird all Ihre Aufgaben im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung zentralisieren, von der Erstellung Ihrer virtuellen Veranstaltungsumgebung bis hin zum Registrierungsprozess. Sie können sich dann auf wichtigere Dinge konzentrieren und müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie zu viel Aufwand mit der Einrichtung Ihres Events aufbringen müssen.

Eine solide virtuelle Veranstaltungsplattform sollte über ein starkes Kundendienstteam verfügen, auf das Sie zählen können. Sie sollten nicht stundenlang versuchen müssen, Probleme oder Pannen zu lösen. Prüfen Sie, ob der Anbieter bereits über eine Wissensdatenbank verfügt, in welcher Sie wichtige Informationen nachlesen können. Das Support-Team sollte über mehrere Kanäle leicht erreichbar sein, z. B. per Video-Meetings, E-Mail oder Telefon. Je nach Paket, bieten einige Anbieter auch einen eigenen Support-Techniker für Ihr Konto, sowie Schulungen für Sie und Ihre Sprecher*innen an. Es kann Ihnen viel Zeit ersparen, wenn Sie sich bei der Einrichtung und Schulung helfen lassen und diese Aufgaben auslagern.

BEREIT FÜR EINE DEMO?

Erleben Sie unsere virtuelle Veranstaltungsplattform doch einfach selbst. Wir haben 2 Möglichkeiten für Sie: eine persönliche Tour in mehreren Sprachen oder unsere Let's Get Digital Expert-Session, die Sie mit anderen in Form eines Events besuchen.

FEATURES FÜR IHRE INDIVIDUELLEN BEDÜRFNISSE

Nachdem wir uns mit den ‘Must-have’-Funktionen beschäftigt haben, haben wir eine Liste mit einzigartigen Features erstellt, die Sie unserer Meinung nach in Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform suchen sollten, um sich mit Ihrem Event abzuheben.

Customization and branding options

Veranstaltungen sind eine großartige Gelegenheit, Ihre Marke zu präsentieren. Die Möglichkeit, Ihre virtuelle Plattform an Ihr eigenes Branding und Ihren Stil anzupassen, ist dabei eines der wichtigsten Elemente. Veranstaltungsplattformen bieten bestimmte Personalisierungs-Optionen für das Design, das Layout und das Engagement vor und nach der Veranstaltung.

Die Plattform bietet Ihren Teilnehmenden ein einheitliches Erlebnis, wenn sie bei der Veranstaltung einchecken und in Ihre Marke eintauchen. Ihre Teilnehmer*innen können auch von den Optionen der Personalisierung profitieren, indem sie ihr eigenes Profil, ihren Avatar oder ihre Agenda auf der Plattform bearbeiten können.

Integration anderer Tools

Eine moderne virtuelle Veranstaltungsplattform sollte sich problemlos mit den meisten der nützlichen Drittanbieter-Tools verbinden lassen. Die nahtlose Integration mit anderen Systemen hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, so dass Sie sich auf die Gestaltung einer unvergesslichen Veranstaltung konzentrieren können, anstatt Ihre Bemühungen darauf zu verwenden, herauszufinden, wie Sie alle anderen Systeme verbinden können.

Ihre Plattform sollte bereits alle notwendigen Integrationen bieten, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, wie z. B. bestimmte Zahlungstools, Registrierungsplattformen, eine App oder Video-/Streaming-Tools. Achten Sie auch auf die Einschränkungen der Integrationen. Viele Plattformen können zwar eine Verbindung zu anderen Tools herstellen, aber die Daten, die sie übertragen, sind oft sehr begrenzt.

Demo

Sponsoren-/Sponsorinnen- und Aussteller*innen-Features

Ob zur Monetarisierung oder zur Präsentation Ihres Partnermarktplatzes, Sie können von einer virtuellen Veranstaltungsplattform profitieren, welche virtuelle Stände mit Videoplayern und herunterladbaren Inhalten bietet. Nur wenige virtuelle Veranstaltungsplattformen gehen noch einen Schritt weiter und bieten weitaus mehr Funktionen für Aussteller*innen, von engagiertem Personal bis hin zur Möglichkeit, vom virtuellen Stand aus Termine zu vereinbaren, und vieles mehr.

Es kann zentral sein, dass sich Ihre virtuelle Veranstaltung wie ein reales Event anfühlt. Daher sollten Sie sich nach einer Plattform umsehen, welche über erweiterte Optionen für Aussteller verfügt. Sowohl Sie, als auch Ihre Partner*innen können von den Vorteilen dieser Funktionen profitieren, indem sie die Lösungen bereitstellen, die Ihre Teilnehmer*innen benötigen, um sich mit den Ständen zu beschäftigen, und indem sie Leads für Ihre Aussteller generieren.

Einbindung der Teilnehmer*innen und Netzwerk-Funktionen

Die Hauptgründe für die Teilnahme an einer Veranstaltung sind oftmals, etwas zu lernen und neue Kontakte zu knüpfen. Live-Umfragen und Q&As sind gut für die Einbindung der Teilnehmer*innen, aber die Besucher*innen wollen auf der Veranstaltung auch wertvolle Kontakte knüpfen. Ihre Plattform sollte Engagement-Funktionen auf höchstem Niveau bieten, um das Gefühl eines physischen Events zu vermitteln.

Live-Videochats, 1-zu-1- oder Gruppen-Meetings und etwas, das ein Gefühl der Gemeinschaft schafft, sind die unverzichtbaren Tools des Netzwerkens. Einige der robusteren virtuellen Veranstaltungsplattformen nutzen sogar KI, um das Networking auf die nächste Stufe zu bringen.

Virtual event platform

Einzigartige Feuerwerke

Den wichtigsten Punkt haben wir natürlich für den Schluss aufgehoben! Bei Veranstaltungen geht es vor allem um das Erlebnis. Die größte Herausforderung bei der Ausrichtung einer Online-Veranstaltung besteht darin, sie bemerkenswert zu gestalten. Eine physische Veranstaltung, an der man teilgenommen hat, vergisst man nicht so leicht – wie also kann man das gleiche Erlebnis in einer digitalen Umgebung bieten? Es gibt viele virtuelle Veranstaltungsplattformen mit den üblichen Einbindungsfunktionen, aber nicht viele mit speziellen Funktionen, die das Erlebnis Ihrer Teilnehmer*innen zu einem unvergesslichen Event machen.

Bei Let’s Get Digital haben wir einzigartige Features entwickelt, die wir auch als unsere ‘Feuerwerke’ bezeichnen, um Ihre Teilnehmer*innen zu begeistern und sicherzustellen, dass sie sich noch Jahre später an Ihr Event erinnern werden. Wir glauben, dass Sie sich so mit Ihrer Veranstaltung von anderen abheben und einen Unterschied machen können.

Complete Guide

We prepared „How to select the right virtual event platform“ guide to help you decide which virtual event platform to select for your event.

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How to select the right virtual event platform for your event