Hoe kies je het juiste event platform voor jouw evenement

Het juiste virtuele event platform vinden is van cruciaal belang om van jouw evenement een onvergetelijk succes te maken. Vooral na COVID-19 is er een toenemende vraag naar virtuele event platforms en inmiddels is het aanbod gigantisch. Event managers (zoals jij!) hebben een overweldigende lange lijst van aanbieders waar ze de beste match voor hun evenement uit moeten kiezen.

Om deze selectie een stukje makkelijker te maken hebben wij een handleiding opgesteld om te helpen bij het bepalen aan welke unieke functies en must-haves jouw platform nodig heeft.

Virtual event platform

VIRTUEEL EVENT PLATFORM

Wat is een virtueel event platform?

Een virtueel event platform is een softwareproduct waarmee je online evenementen kan organiseren. De meeste virtuele event platforms hebben als doel om de ervaring van een fysiek evenement over te brengen via een digitale omgeving. Ze worden ingezet voor een heleboel verschillende evenementen, zoals webinars, virtuele conferenties, netwerkevenementen, hybride evenementen, trainingen & workshops, tradeshows & expo’s, award shows & talkshows, beurzen & festivals, medische en academische conferenties.

Als event manager profiteren zowel jij als je bezoekers door je voordeel te halen uit een goed opgezet, alles-in-één virtueel event platform. De meest impactvolle gevolgen hiervan zijn lagere kosten, duurzamer en een groter bereik.

Voordelen van een virtueel event platform

Budget
Wanneer je een virtueel evenement organiseert, bespaar je heel wat kosten. Zo bespaar je op de locatie, catering, accommodatie, reiskosten en nog veel meer.

Bereik
Je evenement kan door iedereen van over de hele wereld worden bezocht en is dus niet beperkt tot bezoekers die persoonlijk aanwezig zijn of dichtbij wonen.

Duurzaamheid
De CO2-uitstoot die normaal is bij een evenement komt kijken, kan drastisch worden verminderd door het gebruik van een virtueel event platform. Deze uitstoot wordt verminderd doordat er minder wordt gereisd door bezoekers en er minder apparatuur en goederen worden vervoerd door de organisatie.

Hoe draagt het virtuele event platform bij aan jouw doelen?

Het is belangrijk om het hoofddoel te bepalen dat je met jouw evenement wil bereiken. Hoe bepaal je wanneer je evenement succesvol is? Is dat wanneer je binnen het budget blijft, of wanneer specifieke doelstellingen worden bereikt? Volgens EventMB’s 2021 Year in Review, meten 91% van de event managers het succes van hun evenement op basis van de tevredenheid van de bezoekers.

Het is dus goed om de verwachtingen op elkaar af te stemmen en meetbare KPI’s te bepalen. Op die manier stel je SMART-doelstellingen op en kun je je focussen op het behalen daarvan.

Heb je vragen over hoe je SMART-doelstellingen voor jouw evenement kunt definiëren? Neem dan gerust contact met ons op, dan helpen we je daar mee verder!

Events to be remembered images

Must-have functies checklist

Ongeacht het type virtueel evenement dat je organiseert, zijn er enkele basisfuncties  die essentieel zijn voor je virtuele event platform. Zorg er eerst voor dat er aan deze criteria is voldaan, voordat je de zoektocht naar overige functies op basis van de specifieke wensen voor jouw evenement start. Denk aan: 

Een gebruiksvriendelijk ontwerp is een must-have functie voor zowel jouw ervaring als die van je bezoekers. Deelnemers worden bezoekers vanaf het moment dat ze verbinding maken met het platform. Het is belangrijk dat ze zich gemakkelijk kunnen oriënteren op het platform, zodat de focus ligt op de event inhoud. Verspil geen tijd met het uitzoeken van een ingewikkeld en gebruikersonvriendelijk platform - kies voor Let's Get Digital.

De afgelopen jaren hebben ons geleerd dat we op alles voorbereid moeten zijn en moeten investeren in future-proof technologie. Met een platform dat online, hybride en fysieke evenementen ondersteunt, bereik je jouw langetermijndoelen. Op deze manier ben je ervan verzekerd dat je investering nu én in de toekomst ondersteund wordt, ongeacht hoe de evenementen-industrie verandert.

Een must van online event platformen is de mogelijkheden om zowel live, als vooraf opgenomen inhoud te streamen. Bezoekers willen de inhoud na het evenement terug kunnen kijken en downloaden. Met vooraf opgenomen content bied je een uitgebreider programma aan, voorkom je live problemen en laat je hoogwaardige content zien. Het is belangrijk om te controleren of het platform hoge kwaliteit audio-visuele apparatuur ondersteunt. Als event manager, wil je opnames downloaden en gebruiken - ook na het evenement. Hierdoor kan je inhoud delen met personen die niet aanwezig konden zijn, leads genereren met on-demand downloads of zelfs de opnames aanbieden tegen een meerprijs voor een hogere omzet.

Eén van de belangrijkste voordelen van online evenementen is de mogelijkheid om statistieken in zowel real-time als na het evenement te krijgen. Gebruik deze gegevens om het succes van het evenement te meten en verbeter je volgende evenement. Let's Get Digital biedt een platform dat zoveel mogelijk verschillende statistieken kan aanleveren, zoals: downloads, engagement rates, aanwezigheid op de partner stands, leadgeneratie, het klikgedrag van bezoekers en hoe zij hebben genetwerkt. Controleer welke soorten gegevens je kunt genereren en zorg ervoor dat alles in overeenstemming is met de GDPR.

Bij het organiseren van een evenement heb je veel verschillende stakeholders, taken en contactmomenten. Het laatste wat je wilt is van de ene tool naar de andere overschakelen terwijl je taken uitvoert. Het kiezen voor een all-in-one oplossing bespaart tijd, geld en energie. Een one-stop-shop zal al je taken met betrekking tot het evenement bundelen, van het creëren van je virtuele omgeving tot het registratieproces.

Een goed virtueel event platform moet een sterk klantenserviceteam hebben waarop je kan rekenen. Besteed geen kostbare uren aan het uitzoeken van problemen waar je tegenaan loopt. Het supportteam moet gemakkelijk bereikbaar zijn via meerdere kanalen, zoals live chat, e-mail en/of telefoon. Afhankelijk van je pakket, bieden sommige providers ondersteuning aan van een toegewijde support engineer. Let er ook op of training voor zowel jou als de sprekers inbegrepen is. Je bespaart veel tijd door zulke taken uit te besteden en om hulp te krijgen bij de set-up en training.

Demo tijd?

Ontdek en ervaar ons virtuele event platform zelf en volg een persoonlijke demo!

Functies VOOR
JOUW SPECIFIEKE WENSEN

Nu we de must-have functies hebben behandeld, hebben we een lijst met specifieke wensen voor je in petto. We weten dat deze functies belangrijk zijn om op te vallen met je virtuele event platform.

Personalisering en brandingopties

Evenementen zijn bij uitstek dé plek om je naamsbekendheid een boost te geven. De mogelijkheid om met je eigen branding door te voeren in je virtuele platform is één van de belangrijkste elementen. Goede event platforms bieden opties aan om het ontwerp, de lay-out en de communicatie voor en na het evenement aan te passen aan jouw branding.

Deze herkenbare stijl zorgt voor een consistente ervaring voor je bezoekers wanneer het hele proces vanaf de registratie tot aan de nazorg. Je bezoekers kunnen ook profiteren van personalisering doordat ze hun eigen profiel, avatar en agenda op het platform kunnen bewerken.

Integratie met andere tools

Een modern virtueel event platform moet gemakkelijk kunnen worden verbonden met tools van derden. Naadloze interactie met andere systemen bespaart je tijd, die je kunt investeren in het creëren van een onvergetelijk evenement in plaats van uit te zoeken hoe je alle systemen moeten koppelen.

Je platform moet de mogelijkheid bieden om alle integraties te realiseren die je nodig hebt voor jouw evenement. Denk hierbij aan: tools voor betalingen, platformen voor registratie, een app of speciale video- en streamingtools. Let ook op beperkingen van de integraties die je wilt koppelen. Verbinding maken met andere tools is namelijk één ding, maar alle benodigde informatie overdragen is een tweede!

Demo

Features voor sponsors en exposanten

Of je nu virtuele stands opzet om je partners te showcasen of om er geld mee te verdienen, het biedt vele mogelijkheden! Profiteer van de vele functies die een virtuele stand biedt, zoals video-players en downloadbare content. Van toegewijd personeel tot de mogelijkheid om afspraken met de sponsoren en exposanten in te plannen via hun virtuele stand: je laat je bezoeker niet voor niks naar een stand komen!

Het is belangrijk om het gevoel van een fysiek evenement te geven op je virtuele evenement. Kijk dus of het platform geavanceerde opties voor partners heeft. Zowel jij als je partners profiteren van de voordelen van deze functies. Aan de ene kant door je bezoekers de mogelijkheden te geven makkelijk te navigeren binnen de stands en aan de andere kant voor je partners door het genereren van leads.

Betrokkenheid en netwerkfuncties

Eén van de belangrijkste redenen waarom iemand een evenement bijwoont, is om iets te leren en om te netwerken. Live polls en Q&A’s zijn leuk voor de betrokkenheid, maar bezoekers willen ook waardevolle connecties opbouwen tijdens het evenement. Je platform moet next-level functies bieden om de betrokkenheid van bezoekers te maximaliseren en ze het gevoel te geven alsof ze bij een fysiek evenement aanwezig zijn.

Functies om een groepsgevoel te creëren zijn een must-have voor elk virtueel event platform. De meer geavanceerde virtuele event platforms gebruiken kunstmatige intelligentie (AI) om netwerken naar een hoger niveau te tillen.

Virtual event platform

Unieke ervaring

Natuurlijk hebben we het belangrijkste voor het laatst bewaard! Bij evenementen draait alles om de ervaring: de grootste uitdaging van het hosten van een online evenement is om het opvallend en onvergetelijk te maken. Een fysiek evenement dat je hebt bijgewoond vergeet je niet snel – dus hoe zorg je voor dezelfde ervaring in een virtuele omgeving? Er zijn veel virtuele event platforms met algemene functies, maar niet veel met speciale functies die jouw evenement tot een onvergetelijk ervaring maken.

Bij Let’s Get Digital hebben we unieke functies gebouwd, die we ook wel fireworks noemen om je bezoekers mee omver te blazen. Het doel van deze functies is dat ze jouw evenement nog jaren zullen herinneren. Wij geloven dat dit dé manier is waarop je opvalt met jouw evenement en een unieke ervaring creëert.

COMPLETE HAND-LEIDING

We hebben de handleiding Hoe kies je het juiste event platform voor je evenement samengesteld om je te helpen bij het beslissen welk virtueel event platform je moet gebruiken. 

Vul het formulier in om deze handleiding te ontvangen.

How to select the right virtual event platform for your event